نادراً ما تفشل إجراءات أوراق الانتقال لأن الأسرة لا تملك وثائق. بل تفشل لأن النسخة الصحيحة غير متاحة، أو لأن الاسم يختلف بين السجلات، أو لأن الأصل داخل صندوق نقل. أنشئ ملفاً واحداً منظماً قبل حجز المواعيد.
أنشئ أربعة أقسام
افصل بين وثائق الهوية والأسرة، والعمل والدخل، والرعاية الصحية والتأمين، وإثباتات السكن أو العنوان. احتفظ بفهرس بسيط يتضمن تاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء وما إذا كانت الوثيقة أصلية أو مصدقة أو مترجمة أو حاملة للأبوستيل. استخدم الاسم الرسمي المطابق تماماً لما هو وارد في جواز السفر.
احمِ النسخ الرقمية
امسح الوثائق بوضوح، وخزنها في موقع مشفر، واحتفظ بنسخة احتياطية غير متصلة بالإنترنت. لا ترسل ملف الهوية كاملاً عبر البريد الإلكتروني إلى كل جهة اتصال. شارك فقط ما يطلبه مهني أو سلطة تم التحقق منهما، عبر وسيلة آمنة مناسبة.
راجع قبل كل إجراء
تتغير قوائم التحقق الرسمية، وقد يحتاج مكتب إلى أدلة تختلف عما يحتاجه مكتب آخر. أعد التأكد قبل الموعد واحتفظ بإثباتات التقديم. يمكن لـ Corablanca المساعدة في تنظيم التسلسل وتقليل التكرار، من دون أن تحل محل الجهة التي تقرر بشأن الطلب.